Upravljanje projektima predstavlja aktivnost kojoj se poklanja posebna pažnja, kao garancija da će svi projekti koji se izvode biti urađeni na vrijeme i u okviru predviđenog budžeta, zadovoljavajući pri tome najstrožije zahtjeve za kvalitetom. Upravljanje projektima izvodi se korištenjem metodologije i standarda koje preporucuje PMI - Project Management Institute i sadržani su u knjizi PMBOK ( Project Management Book of Knowledge ).

 

Po predloženoj metodologiji, projekat se odvija u sljedećim fazama :

Faza uspostavljanja projekta

Faza uspostavljanja, inicijacije projekta (engagement initiation) je pokretačka faza ukupnog odnosa s krajnjim korisnikom. Unutar ove faze, fokus je na uspostavljanju osnovnih odrednica prije pokretanja projekta, odnosno, povezivanje između postojećih resursa ponuđača usluge te dosega projekta krajnjeg korisnika. U ovom koraku završava se faza mogućnosti projekta (opportunity) i počinje s pripremanjem stvarnog angažmana u projektu.

Iako je upravitelj korisnika (account manager, što je različito od upravitelja projekta project managera) odgovoran za uspostavu projekta, ovo je ujedno i prilika za uspostavljanje odnosa između cijelog, ponekad virtuelnog, tima. To uključuje prodaju, usluge, marketing sa strane ponuđača s istovjetnim grupama sa strane krajnjeg korisnika.

Šta je uspostavljanje projekta po PMBoK metodologiji?

Postavljanje projekta; prema PMBoK metodologiji, sastoji se od procesa koji omogućuju formalnu autorizaciju i početak projekta ili, ako se radi o projektu gdje se i projektne faze promatraju kroz procese, pojedinu fazu projekta. Inicijacija se često izvodi čak i prije no što projekt stvarno počinje, i tu veliku ulogu ima sponzor projekta ili određeni vanjski resurs koji radi pripremu projekta.

 

Faza planiranja projekta

Faza planiranja je faza u kojem se većina planiranja u projektu završava. Tokom ove faze, projektni tim priprema funkcionalnu specifikaciju, prolazi kroz proces dizajniranja te priprema radne planove, procjene troškova te vremenskog rasporeda raznih projektnih isporuka i kontrolnih tačaka.

Proces dizajniranja pruža timu sistematični način kako iz apstraktnih koncepata koji postoje u fazi uspostavljanja projekta (inicijacije) napraviti zadatke specifične tehničke detalje zadataka - uz uslov da je moguće pratiti prijelaz između zahtjeva korisnika i mogućnosti proizvoda.

Rezultat ovakvog procesa dizajniranja dokumentira se u funkcionalnoj specifikaciji. Funkcionalna specifikacija opisuje u detalje kako će izgledati i kako će raditi pojedina mogućnost krajnjeg rješenja. Također, specifikacija opisuje arhitekturu i dizajn svih mogućnosti proizvoda ("features"). Funkcionalna specifikacija ima višestruku namjenu kao što su instrukcije developerima kako izgraditi program, osnova je za procjenu posla kojeg je potrebno napraviti, neformalni je ugovor s korisnikom o tome što točne treba izgraditi te točka sinhronizacije za cijeli projektni tim.

Nakon što je funkcionalna specifikacija postavljena, počinje dio detaljnog planiranja. Svaki pojedini tim priprema planove za projektne isporuke koje odgovaraju njihovim ulogama u projektu i sudjeluju u sastancima na kojima se vrši planiranje. Kao grupa, tim radi pregleda ("reviews") i ustanovljava međuzavisnosti između pojedinih planova. Svi planovi se sinhroniziraju i upotrebljavaju zajedno kao glavni projektni plan ("Master Project Plan"), što ne treba miješati s Microsoft Project datotekom projekta (.mpp datoteka). Broj i tipovi pojedinačnih projektnih planova koji će biti uključeni u glavni projektni plan ovisi o dosegu i tipu projekta.

Članovi tima koji predstavljaju pojedinu rolu u projektu stvaraju procjene ukupnog vremena projekta te vremenske rasporede kada se vrše isporuke projekta. Razne vremenske isporuke se sinhroniziraju i uključuju u glavni projektni plan.

Na kraju faze planiranja, korisnici i članovi projektnog tima moraju se do detalja složiti što će se isporučiti i kada. Na pojedinoj kontrolnoj tački projekta, tim pregleda rizike projekta, mijenja prioritete projekta i zaključuje procjene potrebnog vremena i resursa.

Faza izvršenja projekta

Faza izvršavanja projekta sastoji se od projektnih zadataka i akcija koje je potrebno izvesti tokom vremenskog životnog ciklusa projekta. Na primjer, izvještavanje o statusu projekta, upravljanje zadovoljstvom korisnika itd. samo su neki od ponavljajućih zadataka koji se moraju izvršiti tijekom izvršavanja projekta.

Faza izvršavanja također je i kontrolna tačka u životnom ciklusu projekta kada se svi projektni planovi integrišu. U složenim projektima, elementi vizije se pretvaraju u elemente izvršavanja te se potom izvršavaju sve dok faza izvršavanja nije gotova. U uobičajenim projektima, ponekad se izvršavaju samo pod segmenti: na primjer, izvršavanje pregleda sigurnosti kao dijela faze stabilizacije.

U većini metodologija, izvršavanje projekta odnosi 80% - 90% ukupnog učinka (effort) projekta. No, to ne znači da odnosi i isto toliko ukupnog vremena trajanja projekta. Jednostavno, u fazi izvršavanja sve već treba biti manje - više poznato, i sve što je ostalo je famozni "execution", odnosno izvedba projekta prema projektnom zadatku.   Unutar faze izvršavanja projekta odvijaju se projektni procesi - uspostavljanje vizije, planiranje projekta, rad na projektu te njegovo postavljanje u produkciju organizacije. Faza izvršavanja projekta završava se kada su ispunjeni svi zadaci koji su postavljeni pred projektom.

Faza praćenja i kontrole projekta

Obuhvata sve aktivnosti koje obezbjeđuju da voditelj projekta u svakom trenutku 'zna' gdje se projekat nalazi, koje su aktivnosti i akcije završene, koje nisu, da prati raspored resursa u projektu i može na vrijeme reagovati u slučaju odstupanja ili pojave problema.

Faza zatvaranja projekta

Faza zatvaranja projekta prilika je da se projekt završi na strukturirani način i time zatvori projekt prema krajnjem korisniku. No, bitno je znati da se sam projekt za krajnjeg korisnika može nastaviti i kao takav može ovisiti o uspješnoj predaji projektnih isporuka koje su kreirane tijekom Faze izvršavanja projekta. Također je vrlo bitno osigurati da su ostvarena osnovna očekivanja korisnika koja su postavljena u uvjetima zadovoljstva korisnika (Conditions of Satisfaction), te da nije niti jedno važno pitanje ostalo otvoreno. Na kraju, to je mogućnost da se ponovo utvrdi poslovna vrijednost vaših usluga te eventualno postojanje mogućnosti za dodatne usluge i rješenja koja bi mogli ponuditi krajnjem korisniku.

Kao i kod uspostavljanja projekta, iako je voditelj projekta odgovoran za zatvaranje projekta, ovo je prilika da se sastane cijeli tim zadužen za izvedbu projekta, uključujući i sve izvršne sponzore te tehničku ekipu projekta.

 
INFONET d.o.o., Mehmedalije Maka Dizdara 26, 75000 Tuzla, BA
tel.: + 387 35 306 550_, fax.: + 387 35 306 551